¿Cómo gestionar tus cajas en OlaClick?
Controla el dinero de tu negocio de principio a fin: abre la caja al iniciar el turno, registra ingresos y gastos, cuenta el efectivo y los demás métodos de pago, y cierra la caja revisando si todo cuadra.
¿Qué es el módulo de Cajas?
El módulo de Cajas te permite llevar el control completo de cada turno de trabajo. Con él puedes:
- Abrir una caja al empezar el turno, declarando el monto inicial en efectivo.
- Registrar ingresos y gastos que ocurren durante el turno (un pago a un proveedor, una propina, dinero que entra o sale).
- Hacer el conteo manual al cerrar: cuentas físicamente cuánto dinero hay por cada método de pago.
- Revisar las diferencias: OlaClick compara lo que el sistema registró con lo que contaste, y te muestra si sobra o falta dinero.
- Consultar el historial de todas las cajas cerradas para auditar cualquier turno anterior.
¿Quién puede usar las Cajas?
Según tu plan
| Plan | Acceso |
|---|---|
| Free, Advanced | No puede abrir caja ni registrar movimientos. |
| Premium, Elite, Infinity | Acceso completo: abrir y cerrar caja, registrar ingresos y gastos. |
Según el rol del usuario
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Administrador | Todo: abrir, cerrar, cancelar, registrar movimientos y configurar las cajas. Ve los cálculos del sistema y las diferencias. |
| Gerente | Lo mismo que el Administrador. |
| Cajero | Lo mismo que Administrador y Gerente, pero no puede entrar a la configuración de cajas. |
| Mesero | Acceso restringido: solo puede abrir caja y registrar el conteo manual. No ve los cálculos del sistema ni las diferencias, y solo ve sus propias cajas. |
Abrir una caja
- Entra a la sección Cajas. Cada caja física de tu negocio aparece en su propia pestaña.
- Pulsa + Abrir caja.
- Completa los datos:
- Fecha y hora de apertura: por defecto es el momento actual, pero puedes cambiarla. El sistema contará los pagos a partir de esa fecha y hora.
- Monto inicial: el efectivo con el que arranca la caja.
- Caja: elige la caja que vas a abrir (solo aparecen las cajas activas).
- Pulsa Abrir.
Solo puede haber una caja abierta a la vez por cada caja física. Si intentas abrir una que ya está abierta, verás un aviso pidiéndote que la cierres o canceles primero.
Registrar ingresos y gastos
Mientras la caja está abierta, puedes anotar el dinero que entra y sale durante el turno.
- Con la caja abierta, pulsa + Nuevo gasto/ingreso.
- Indica si es un ingreso o un gasto, el monto, el método de pago y una descripción.
- Guarda.
Estos movimientos se suman o restan automáticamente al total de la caja, para que el cierre refleje el dinero real del turno.
Cerrar una caja
Al terminar el turno, cierras la caja contando el dinero físico.
- Abre la caja y pulsa Cerrar caja (o entra a Ver detalle).
- En la sección Conteo manual, escribe cuánto dinero contaste por cada método de pago:
- El efectivo siempre aparece.
- Los demás métodos (tarjeta, transferencia, etc.) aparecen solo si recibiste al menos un pago con ellos durante el turno.
- A medida que escribes, OlaClick te muestra al instante si cada método cuadra:
- ✅ Verde: lo que contaste coincide con el sistema.
- ❌ Rojo: hay diferencia. Te muestra cuánto falta (en rojo) o cuánto sobra (en verde) debajo del valor.
- Puedes agregar un comentario (por ejemplo, para explicar una diferencia).
- Pulsa Cerrar caja o Cerrar caja e imprimir para generar el ticket del arqueo.
El botón de cierre se habilita en cuanto ingresas el monto de efectivo. Los demás métodos pueden quedar en blanco si no aplican.
La diferencia total
Al cerrar, OlaClick calcula la diferencia total entre lo que contaste y lo que el sistema esperaba:
- Azul: todo cuadra (diferencia cero).
- Verde (+): sobró dinero.
- Rojo (−): faltó dinero.
Cancelar un arqueo
Si abriste la caja por error, puedes cancelarla desde el menú de opciones (⋮). La caja pasa a estado Cancelada.
Historial de cajas
El botón de Historial te lleva a una página con todas las cajas cerradas y canceladas de tu negocio.
- Filtra por fecha: últimos 7 días (por defecto), últimos 30 días, este mes o un rango personalizado.
- Filtra por caja: revisa una caja específica o todas a la vez.
- Pulsa cualquier registro para ver el detalle completo de ese arqueo: cálculos del sistema, conteo manual y diferencias.
Cada caja muestra un estado de color: abierta (amarillo), cerrada y cuadrada (azul), cerrada con diferencia (rojo) o cancelada (gris).
Configurar tus cajas
Disponible para Administrador y Gerente desde el ícono de configuración (⚙) en la pantalla de Cajas.
- Crear una caja nueva: dale un nombre único (no puede repetirse dentro del negocio).
- Editar el nombre de una caja existente.
- Activar o desactivar una caja. Una caja desactivada no aparece al abrir caja, pero su historial se conserva intacto.
- Notificaciones de caja en el PDV: activa o desactiva los avisos de caja en el punto de venta.
No puedes desactivar una caja que tenga un arqueo abierto. Ciérralo o cancélalo primero.
Usar las Cajas desde el PDV
Desde el punto de venta (PDV) tienes un botón de caja siempre a mano.
- Si todas las cajas están cerradas, puedes seleccionar una y abrirla.
- Si hay una caja abierta, aparece el botón Ir a caja para entrar a su detalle.
Modo restringido (Mesero)
Cuando un mesero usa las Cajas, OlaClick activa un modo restringido pensado para que el conteo sea a ciegas:
- Solo puede abrir caja y registrar el conteo manual.
- No ve los cálculos del sistema ni las diferencias (ni durante ni después del cierre).
- Solo ve sus propias cajas, no las de otros usuarios.
- El ticket que imprime incluye únicamente lo que contó, sin diferencias.
Esto permite que el mesero cuente el dinero sin saber de antemano cuánto "debería" haber, manteniendo la conciliación más limpia.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener varias cajas abiertas al mismo tiempo? Puedes tener varias cajas físicas configuradas, pero cada una solo admite un arqueo abierto a la vez. Para volver a abrirla, primero ciérrala o cancélala.
¿Qué pasa si me equivoco al abrir la caja? Puedes cancelar el arqueo desde el menú de opciones (⋮). Pasará a estado Cancelada y podrás abrir la caja de nuevo.
¿Por qué no aparece un método de pago en el conteo manual? Solo aparecen el efectivo (siempre) y los métodos con los que recibiste al menos un pago durante el turno. Si no usaste un método, no se muestra.
¿Puedo cambiar la fecha de apertura? Sí. Al abrir la caja puedes ajustar la fecha y hora; el sistema contará los pagos a partir de ese momento.
¿Puedo eliminar una caja cerrada? Sí, desde el detalle del arqueo cerrado (menú ⋮ → Eliminar). Es una acción permanente y pide confirmación. No está disponible en modo restringido.
Actualizado en 08/06/2026 por Pedro B.